Negozio prozesuen kudeaketa

Negozio prozesuen kudeaketa deritzo (Business Process Management edo BPM ingelesez) metodologia korporatibo bati, helburu bezala efizientzia hobetzea duena negozio prozesuen kudeaketa egokia erabiliz, prozesu hauek jarraiki modelizatu, antolatu, dokumentatu eta optimizatu behar direlarik. Izenak dioen bezala, BPM prozesuen kudeaketan oinarritzen da erakunde baten barruan.

Modelatuaren abantailak

Modelatu bat elkar erlazioa duten baliabide eta jardueren multzo bat bezala ikus daiteke, sarrera elementuak irteera elementu bihurtzen dituena. Baliabideen artean langileak, finantzak, instalakuntzak, ekipo-ondasunak, teknikak eta metodoak egon daitezke. Jarduera eta prozesuen modelatuaren bitartez, prozesuaren beraren ulermen hobea lor daiteke eta sarritan, prozesua hobetzeko aukera lor dezake. Prozesuen antolakuntzak akatsak gutxitzen ditu, prozesuak beti modu berean jokatzen dutela bermatuz, hutsegiteen marjina gutxituz eta etapa bakoitzean prozesuen egoera aztertzeko elementuak ahalbidetuz. Prozesuen administrazioak hauen efizientzia ziurtatzen du, aldez aurretik ezarritako kalitate neurriak jarraituz eta hobekuntzarako baliagarria izan daitekeen informazioa eskuratzen lagunduz. Azkenik prozesuen eguneroko gauzatzearen bidez informazioa lortzen da, honen efizientzia ezak edota akatsak identifikatzeko eta akats hauen inguruan jarduteko, prozesua optimizatuz.

Euskarri informatikoa

Estrategia hau gauzatu ahal izateko, BPMaren bizitza-zikloa betetzeko euskarri izango den tresna multzo bat behar da. Tresna multzo hau Business Process Management System (BPMS) deiturikoa da eta hauen bitartez eraikitzen dira BPM aplikazioak. Normalki notazio komun bat jarraitzen dute, Business Process Management Notation (BPMN) izena duena, hain zuzen ere.

Prozesuen modelizatzea BPM aplikazioetan

Prozesuak kudeatzeko eta automatizatzeko sistemek prozesuak diseinatzeko (modelitzatzeko) tresnak ere badituzte, informazio prozesu konplexuak diagramen bidez irudikatzeko balio dutenak. Diagrama hauek prozesuen adierazpen grafikoak dira, datuak, prozesuen bidez, informazio bihurtzeko sistemaren egiturak nola jokatzea nahi dugun argi adierazten laguntzen dutenak. Prozesu diagramak jabeak diseinatuko ditu eta etengabe hobetu ahal izango dira, prozesua garatu eta optimizatzen doan neurrian. Jarraian elementu nagusiak definituko ditugu, bakoitzari bere modelizatzeko modua baitagokio:

Azpiprozesuak (Subprocesses)

Prozesuak azpiprozesuetan banatzen dira. Azpiprozesu hauek euren artean erlazionatu daitezke, informazioa batetik bestera bideratuz. Azpiprozesu ezberdinak izango dira, esaterako, denbora dezberdinetan egiten diren prozesuak, sail ezberdinetan egiten direnak edota pertsona desberdinak burutzen dituztenak. Azpiprozesuak sortzea abaitailak sortzen ditu, adibidez, azpiprozesu batek informazioa jaso dezakeelako edo informazioa eguneratu dezakeelako beste azpiprozesu bateko datuekin, nahiz eta azpiprozesu hori beste prozesu batekoa izan.

Erabiltzailearen zereginak (Personal Tasks)

Prozesuaren fluxu diagraman zehar, erabiltzaile jakin batzuek egiteko zereginak definitu daitezke. Honen bidez, erabiltzaileak behar izango dituen datu edo dokumentu guztiak definituko dira, baita jarraibide edo gomendioak ere. Era honetan, zeregin bakoitza beste erabiltzaile bati edo erabiltzaile talde bati esleitu dakioke.

Sistemaren zereginak (System Tasks)

Sistemak egin behar dituen zereginak dira, gizakiak esku hartu gabe. Hauek izan daitezke: jakinarazpenak, zereginen edo edukien transferentziak, datuak sartzea etb.

Prozesuaren erregelak (Business Rules)

Erregelen garrantzia handia da, hauen bidez zehazten delako prozesua eta hari dagozkion zereginak nola gauzatuko diren. Erregelen helburua zer egin behar den argitzea da eta izan daitezke: testu deskribapenak, erabiltzaileak irakurri beharrekoak, zereginak gauzatzeko beharrezkoak diren kalkulu moduak edo irizpideak etb.

Kontrol puntuak (Control Point Object)

Prozesuearen fluxu diagraman zehar kontrol puntuak sor daitezke, aurrez definituta datu batzuk hautatuz prozesuan gertatzen ari denaz informazioa lortzeko. Kontrol puntu hauek prozesuaren garapena on-line monitorizatzeko aukera emango digute. Esaterako, kontrol puntu hauei esker bezero baten jakin ahal izango du egin duen eskaeraren egoera zehatza.

Prozesuen kudeaketarako arrazoiak

Hainbat arrazoi aurki daitezke erakunde batean Prozesuen kudeaketa gauzatzeko. Horien artean honakoak aurki daitezke:

• Erakundearen kalitate programa hedatzea
• Indarrean dagoen legeria betetzea
• Prozesu berri eta hobeak sortzea (etengabeko hobekuntza)
• Prozesuen ulermenaren bidez, ongi eta gaizki egiten ari dena aditzea
• Prozesuak simulatu ahal izatea, exekutatu aurretik
• Azpikontratatzeko eta Service Level Agreeement-a (SLA) definitzeko prozesuak dokumentatu
• Prozesuen automatizazioa eta antolakuntza
• Balio katea sortu eta mantendu

* Deustuko Unibertsitateko “Informazio-sistemak”-eko txostenak lagundua artikulua osatzeko

Ikusi, gainera

• Informazio sistema
• Enpresa baliabideen plangintza
• Informazio-konpetentzia
• Intranet
• Estranet
• Datu-base

Kanpo estekak

Erakundeak

• BPMI - Business Process Management Initiative
• WFMC - Workflow Management Coalition
• Club-BPM (Centro Oficial del BPM y SOA en España y países de habla hispana)
• (Instituto Latinoamericano e-BPM)

• Datuak: Q7007379
• Multimedia: Business process management / Q7007379